A.
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Komunikasi adalah Suatu proses
penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain dengan
tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama. Komunikasi dalam organisasi
sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan
dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan
seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk
membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah
membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.
Dalam menyalurkan solusi dan ide
melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun
si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan
pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah
solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh
organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.
B.
UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI
1.
Komunikator (communicator), yaitu
memberi berita, yang dalam hal ini adalah orang yang berbicara, pengirim berita
atau orang yang memberitakan.
2.
Menyampaikan berita, dalam hal ini
dapat dilakukan dengan cara mengatakan, mengirim atau menyiarkan.
3.
Berita-berita yang disampaikan (message), dapat
dalam bentuk perintah, laporan, atau saran.
4.
Komunikan (communicate), yaitu
orang yang dituju, pihak penjawab atau para pengunjung. Dengan kata lain orang
yang menerima berita.
5.
Tanggapan atau reaksi (response), dalam
bentuk jawaban atau reaksi.
Kelima unsur komunikasi tersebut
(Komuniakator, Menyampaikan berita, Berita-berita yang disampaikan, Komunikan
dan Tanggapan atau reaksi) merupakan kesatuan yang utuh dan bulat, dalam arti
apabila satu unsur tidak ada, maka komunikasi tidak akan terjadi. Dengan
demikian masing-masing unsur saling berhubungan dan ada saling ketergantungan.
Jadi dengan demikian keberhasilan suatu komunikasi ditentukan oleh semua unsur
tersebut.
C. PROSES
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Proses komunikasi dalam organisasi :
1.
Proses ideasi
Tahap
pertama dalam suatu proses komunikasi adalah ideasi (ideation) yaitu proses
penciptaan gagasan atau informasi yang dilakukan oleh komunikator.
2.
Proses encoding
Gagasan atau
informasi disusun dalam serangkaian bentuk simbol atau sandi yang dirancang
untuk dikirimkan kepada komunikan dan juga pemilihan saluran dan media
komunikasi yang akan digunakan.
3.
Proses pengiriman
Gagasan atau
pesan yang telah disimbolkan atau disandikan (encoded) melalui saluran dan
media komunikasi yang tersedia dalam organisasi. Pengiriman pesan dapat
dilakukan dengan berbicara, menulis, menggambar dan bertindak.
4.
Proses penerimaan
Penerimaan
pesan ini dapat melalui proses mendengarkan, membaca, atau mengamati tergantung
pada saluran dan media yang digunakan untuk mengirimkannya.
5.
Proses decoding
Pesan-pesan
yang diterima diintrepretasikan, dibaca, diartikan,dan diuraikan secara
langsung atau tidak langsung melalui proses berfikir.
6.
Proses tindakan
Respon
komunikan dapat berbentuk usaha melengkapi informasi, meminta informasi
tambahan, atau melakukan tindakan-tindakan lain.
Jenis-jenis
komunikasi dalam organisasi terdiri dari:
1.
Komunikasi
Internal: Adalah komunikasi yang terjadi dalam
organisasi itu sendiri. Misalnya, Pertukaran gagasan di antara para
administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang
khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam
perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen]. Komunikasi
internal terdiri dari dua dimensi yakni komunikasi vertical, dan komunikasi
horizontal.
a. Komunikasi
Vertikal
Komunikasi
dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal
balik [two way traffic communication]. Komunikasi vertical ada
dalam bentuk komunikasi kebawah dan komunikasi keatas. Fungsi komunikasi
kebawah antara lain :
1)
Melaksanakan kebijaksanaan, prosedur
kerja, peraturan, instruksi, mengenai pelaksanaan kerja bawahan.
2)
Menyampaikan pengarahan doktrinasi,
evaluasi, teguran.
3)
Memberikan informasi mengenai tujuan
organisasi, kebijaksanaan-kebijaksaan organisasi, insentif
Seorang pimpinan harus lebih
memperhatikan komunikasi dengan bawahannya, dan memahami cara-cara mengambil
kebijaksanaan, terhadap bawahannya.Keberhasilan organisasi dilandasi oleh
perencanaan yang tepat, dan seorang pimpinan organisasi yang memiliki jiwa
kepemimpinan. Kedua hal terseut merupakan modal utama untuk kemajuan organisasi
yang dipimpinnya. Contoh : pimpinan memberikan instruksi, petunjuk,
informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern.
Sedangkan fungsi komunikasi keatas
antara lain :
1)
Memberikan pengertian mengenai
laporan prestasi kerja, saran, usulan, opini, permohonan bantuan, dan keluhan.
2)
Memperoleh informasi dari bawahan
mengenai kegiatan dan pelaksanaan pekerjaan bawahan dari tingkat yang lebih
rendah.
Bawahan tentulah berharap agar ide,
saran, pendapat, tanggapan maupun kritikannya dapat diterima dengan lapang
dada, dan hati terbuka oleh pimpinan. Contoh : staf memberikan laporan,
saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan.
b. Komunikasi
horizontal
Bentuk
komunikasi secara mendatar, diantara sesama karyawan dsbnya. Komunikasi
horizontal sering kali berlangsung tidak formal. Fungsi komunikasi
horizontal/ke samping digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level yang sama.
Komunikasi ini berlangsung dengan cara tatap muka, melalui media elektronik
seperti telepon, atau melalui pesan tertulis.
c. Komunikasi
Diagonal (Cross Communication)
Komunikasi
antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.
d. Komunikasi
Eksternal
Komunikasi
antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak umum di luar
organisasi.
D. HAMBATAN
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
1. Hambatan
dari Proses Komunikasi
Hambatan
dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi
dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi
emosional.
a.
Hambatan dalam penyandian/symbol.
Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga
mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan
penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.
b.
Hambatan media, adalah hambatan yang
terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan
aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
c.
Hambatan dalam bahasa sandi.
Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima
d.
Hambatan dari penerima pesan,
misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap
prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
e.
Hambatan dalam memberikan balikan.
Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan
interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.
2. Hambatan
Fisik
Hambatan
fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi,
dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang
tuna wicara), gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
3. Hambatan
Semantik.
Faktor
pemahaman bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang dipergunakan
dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas
atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima pesan. Misalnya : adanya
perbedaan bahasa ( bahasa daerah, nasional, maupun internasional), adanya
istilah – istilah yang hanya berlaku pada bidang-bidang tertentu saja, misalnya
bidang bisnis, industri, kedokteran, dll.
4. Hambatan Psikologis
Hambatan
psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan
nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan,
sehingga menimbulkan emosi diatas pemikiran-pemikiran dari sipengirim maupun si
penerima pesan yang hendak disampaikan.
5. Hambatan
Manusiawi
Terjadi
karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi,
kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat
pancaindera seseorang, dll.
kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat
pancaindera seseorang, dll.
E. CARA
MENGATASI HAMBATAN KOMUNIKASI
1.
Gunakan
umpan-balik
Beri kesempatan pada orang orang lain untuk menyampaikan
ide atau gagasannya, sehingga tercipta dua iklim komunikasi dua arah.
2.
Kenali si
penerima berita
a.
bagaimana latar belakang
pendidikannya.
b.
bagaimana pengetahuan tentang subyek
pembicaraan,
c.
sejauh mana minat dan perasaanya
3.
Rencanakan
secara teliti, pertimbangkan baik-baik : apa, mengapa, siapa, bagaimana, kapan
F. KOMUNIKASI
BISNIS LINTAS BUDAYA
Komunikasi bisnis lintas budaya adalah komunikasi yang digunakan dalam
dunia bisnis baik komunikasi verbal maupun nonverbal dengan memperhatikan
faktor-faktor budaya di suatu daerah, wilayah, atau negara. Pengertian lintas
budaya dalam hal ini bukanlah semata-mata budaya asing (internasional), tetapi
juga budaya yang tumbuh dan berkembang di berbagai daerah dalam wilayah suatu
negara.
Pentingnya
Komunikasi Bisnis Lintas Budaya
Dengan melihat perkembangan atau tren yang ada saat ini, komunikasi
bisnis lintas budaya sangat penting artinya bagi terjalinnya harmonisasi bisnis
di antara mereka. Bagaimanapun diperlukan suatu pemahaman bersama antara dua
orang atau lebih dalam melakukan komunikasi lintas budaya, baik melalui tulisan
maupun lisan. Semakin banyaknya pola kerja sama maupun kesepakatan ekonomi di
berbagai kawasan dunia saat ini akan menjadikan komunikasi bisnis lintas budaya
semakin penting.
Pendek kata, dengan semakin terbukanya peluang perusahaan multinasional
masuk ke wilayah suatu negara dan didorong dengan semakin pesatnya perkembangan
teknologi komunikasi dan informasi, maka pada saat itulah kebutuhan akan
komunikasi bisnis lintas budaya menjadi semakin penting artinya.
Mengenal perbedaan Budaya, perbedaan Budaya dapat dilihat dari:
ü Nilai-Nilai sosial
ü Peran dan Status
ü Pengambilan Keputusan
ü Konsep Waktu
ü Konsep Jarak Komunikasi
ü Konteks Budaya
ü Bahasa Tubuh
ü Perilaku Sosial
ü Perilaku Etis
ü Perbedaan budaya perusahaan
Komunikasi dengan Orang yang Berbudaya Asing
1. Belajar Tentang Budaya
Ketika tinggal di negara lain alangkah baiknya seseorang sedikit banyak
mengenal budaya maupun adat istiadat yang berlaku dinegara tersebut. Mengenal
beberapa kata bahasa asing untuk seatu pergaulan di lingkuang bisnis merupakan
langkah baik yang senantiasa perlu dikembangkan. Jadi belajar tentang budaya
negara lain juga bisa dijadikan sebagai langkah awal untuk berkomunikasi dengan
orang yang berbudaya asing.
2. Mengembangkan Ketrampilan Komunikasi Lintas Budaya
Mempelajari apa yang dapat dilakukan oleh seorang tentang budaya tertentu
sebenarnya merupakan cara yang baik untuk menemukan bagaiman mengirim dan
menerima pesan-pesan lintas budaya secara efektif.
Mempelajari ketrampilan komunikasi lintas budaya pada umumnya akan
membantu seseorang beradaptasidalam setiap budaya, khususnya jika seseorang
berhubungan dengan orang lain yang memiliki budaya berbeda.
3. Negosiasi Lintas Budaya
Membedakan budaya dalam dua kelompok yaitu budaya permukaan (surface
culture) seperti makanan, liburan, gaya hidup, dan buday tinggi (deep culture),
yang terdiri atas sikap nilai-nilai yang menjadi dasar budaya tersebut.
Orang yang berasal dari budaya yang berbeda seringkali mempunyai
pendekatan negosiasi yang berbeda. Tingkat toleransi untuk suatu
ketidaksetujuan pun bervariasi. Seseorang harus dapat menumbuhkan hubungan
personal sebagai dasar membangun kepercayaan dalam proses negosiasi.
Negosiator dari budaya yang berbeda mungkin menggunakan teknik pemecahan
masalah dan metode pengambilan keputusan yang berbeda. Jika mempelajari budaya
partner sebelum bernegosiasi, akan lebih mudah untuk dapat memahami pandangan
mereka. Menunjukkan sikap yang luwes, hormat, sabar dan sikap bersahabat akan
membawa pengaruh yang baik bagi proses negosiasi yang sedang berjalan, yang
pada akhirnya dapat ditemukan solusi yang menguntungkan kedua belah pihak.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar