I.
Memahami
Komunikasi Bisnis
A. Pengertian
Komunikasi Bisnis
komunikasi merupakan
faktor yang sangat penting bagi pencapaian tujuan suatu organisasi. Seorang
pimpinan memerintahkan bawahannya untuk membuat surat pesanan barang, menjawab
atau membuat surat aduan, membuat surat edaran umum, membuat surat kontrak
kerjasama, membuat surat balasan / tanggapan, dan sejenisnya merupakan hal yang
rutin dalam dunia bisnis.
komunikasi bisnis adalah
komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam
bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun nonverbal.
B. Bentuk
Dasar Komunikasi
Pada
dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam praktek dunia
bisnis maupun nonbisnis yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Masing-masing
bentuk komunikasi tersebut dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut:
1. Komunikasi Verbal (Verbal Communications)
Komunikasi
verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak
lain melalui tulisan (written) maupun lisan (oral).
Dalam
dunia bisnis, beberapa contoh komunikasi verbal antara lain penyampaian pesan
melalui surat, memo, teknologi komunikasi modern, rapat pimpinan, briefing
kepada karyawan, wawancara kerja, dan presentasi. Penyampaian pesan lewat
tulisan maupun lisan tentu memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dapat
membaca atau mendengar apa yang akan dikatakan.
2. Komunikasi
NonVerbal
Bentuk
komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi
nonverbal. Menurut teori antropology sebelum manusia menggunakan kata-kata,
mereka telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa isyarat (body language)
sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Berikut ini adalah beberapa contoh
perilaku yang ditunjukkan dengan komunikasi nonverbal:
·
Seseorang
yang membuang muka (istilah Jawanya mlengos) untuk menunjukkan suatu sikap rasa
tidak senang terhadap orang lain.
·
Seseorang
yang menggelengkan kepala untuk menunjukkan suatu sikap menolak atau
ketidaksetujuan terhadap sesuatu.
·
Seseorang
yang menganggukkan kepala sebagai tanda setuju atau OK.
Ada beberapa jenis
komunikasi nonverbal lainnya seperti arti suatu warna dan gerak-isyarat
tertentu, yang akan bervariasi dari suatu waktu ke waktu. Warna gelap seperti
hitam mempunyai makna kedukaan atau kesusahan. Coba Anda perhatikan pada saat
terjadinya musibah kematian seseorang (layatan),
maka kebanyakan dari mereka mengenakan pakaian warna gelap (hitam). Lain
halnya dengan warna-warna cerah yang banyak dikenakan pada saat-saat
berlangsungnya suatu pesta. Itulah sebabnya maka warna juga
termasuk kedalam salah satu bentuk komunikasi nonverbal.
C. Proses Komunikasi
Menurut
Courtland L. Bovee dan John V.Thill ada
lima tahapan dalam proses komunikasi, antara lain:
Ø Tahap Pertama : Pengirim Mempunyai Suatu Ide
Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber yang
terbentang luas dihadapan kita. Dunia ini penuh dengan berbagai macam informasi
baik yang dapat di lihat, didengar, dicium maupun hal-hal yang dapat diraba.
Ide-ide yang ada dalam benak pikiran kita, kemudian disaring dan disusun
kedalam mental yang ada dalam jaringan otak kita yang menggambarkan persepsi
kita terhadap kenyataan.
Ø
Tahap Kedua : Mengubah Ide Menjadi Suatu Pesan
Dalam suatu proses komunikasi,
tidak semua ide-ide dapat diterima, maupun dimengerti dengan sempurna. Ide yang
ada dalam benak pikiran Anda, kemudian diubah kedalam bentuk kata-kata, yang
selanjutnya dipindahkan kepada orang lain.
Ø Tahap
Ketiga : Pemindahan Pesan
Setelah pengubahan ide-ide kedalam suatu pesan, maka tahap berikutnya
adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada
kepada si penerima pesan. Didalam menyampaikan suatu pesan, adakalanya saluran
komunikasi yang digunakan relatif pendek, namun ada juga yang melalui saluran
komunikasi yang cukup panjang. Panjang-pendeknya saluran komunikasi yang
digunakan akan berpengaruh terhadap efektifitas penyampaian pesan.
Ø
Tahap Keempat: Penerima Menerima Suatu Pesan
Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim
mengirimkan suatu pesan dan penerima menerima suatu pesan. Jika seseorang
mengirim sepucuk surat, maka penerima surat harus membacanya terlebih dahulu
sebelum dia dapat memahami isi surat tersebut.
Ø
Tahap Kelima : Penerima Memberi Tanggapan dan
Umpanbalik ke Pengirim
Umpan balik (feedback) adalah
penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi. Ia merupakan tanggapan
penerima pesan yang memberikan kesempatan bagi pengirim untuk menilai
efektifitas suatu pesan.
Setelah menerima pesan, penerima
akan memberi tanggapan dengan suatu cara tertentu dan memberi sinyal terhadap
pengirim pesan. Sinyal yang diberikan oleh penerima pesan dapat saja berbentuk
suatu senyuman, memberi komentar sekilas (singkat), anggukan sebagai
pembenaran, atau memberi pesan secara tertulis.
D. Munculnya
Kesalahpahaman Komunikasi
Faktor-faktor penghambat komunikasi antara lain :
·
Masalah Dalam Mengembangkan Pesan
Sumber masalah potensial dalam
mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan. Masalah
dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain munculnya
keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau
penerima, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan
ide atau gagasan.
·
Masalah dalam Menyampaikan Pesan
Komunikasi dapat juga terganggu karena munculnya masalah dalam mendapatkan
pesan dari pengirim ke penerima. Masalah dalam penyampaian pesan yang paling
jelas adalah faktor phisik, misalnya sambungan kabel yang jelek, akustik yang
lemah, dan tindasan yang tak terbaca. Meskipun gangguan-gangguan tersebut
nampaknya sepele, namun mereka dapat memblok atau mengganggu suatu pesan.
·
Masalah Dalam Menerima Pesan
Sebagaimana halnya dengan penyampaian
pesan, menerima pesanpun juga tak luput dari adanya suatu masalah. Masalah yang
muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara
penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang,
dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima. Sebagai contoh,
pada saat Anda sedang mengikuti kuliah di kelas, tiba-tiba terdengar teriakan
histeris dari orang-orang yang sedang panik yang terkurung dalam suatu gedung
yang sedang terbakar yang kebetulan berdekatan dengan tempat kuliah Anda.
·
Masalah Dalam Menafsirkan Pesan
Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses
penyampaian pesan terjadi, namun masalah terbesar adalah pada mata rantai
terakhir, dimana suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan. Perbedaan latar
belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional, dapat menimbulkan
munculnya kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan. Sebagai contoh sederhana apabila Anda sedang
berbicara dengan seseorang yang berasal dari daerah yang berbeda latar belakang
budayanya.
E. Bagaimana Memperbaiki Komunikasi
Bagaimana mengatasi berbagai
hambatan dalam komunikasi? Untuk dapat mengatasi berbagai rintangan dalam
komunikasi, maka perlu diperhatikan tiga hal sebagai berikut:
1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati.
Langkah pertama yang perlu anda perhatikan dalam berkomunikasi adalah anda perhatikan apa yang menjadi maksud dan tujuan
berkomunikasi dan audience anda. Katakan apa yang
dikehendaki oleh audience anda, gunakan bahasa yang
jelas, sederhana, mudah dipahami, tidak bertele-tele, jelaskan point-point yang
penting, dan jangan lupa tekankan dan telaah ulang point-point yang penting.
2. Minimisasi gangguan dalam proses komunikasi.
Melalui pemilihan saluran
komunikasi secara berhati-hati, anda akan dapat membantu
audience anda untuk dapat memperhatikan
apa pesan yang anda sampaikan. Kalau suatu
pesan disampaikan secara lisan, maka perlu diperhatikan bagaimana lokasi atau
tempat penyampaian pesan yang nyaman, tenang, akustik/sound system yang baik,
tempat duduk yang teratur, rapi, nyaman, ruangan yang sejuk, dan sebagainya.
3. Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan.
Agar pemberian umpan balik (feedback) tersebut memberikan suatu manfaat
yang cukup berarti, maka Anda harus dapat merencanakan bagaimana dan kapan
suatu pesan yang disampaikan kepada penerima. Kalau Anda menghendaki umpan
balik secara cepat, maka Anda dapat memilih sarana komunikasi yang cepat baik
melalui tatap muka ataupun melalui telepon. Kalau menurut Anda, umpan balik
kurang begitu penting, maka Anda dapat menggunakan sarana lewat tulisan (surat)
dalam penyampaian suatu pesan.
II.
Memahami Komunikasi
Antarpribadi
A. Pengertian
Komunikasi Antarpribadi
Komunikasi antarpribadi (Interpersonal Communications)
merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan dua orang atau lebih dengan
menggunakan bahasa yang mudah dipahami kedua belah pihak dan cenderung lebih
flexible (luwes) dan informal.
B. Tujuan Komunikasi Antarpribadi
Ø
Menyampaikan
informasi
Ø
Berbagi
pengalaman
Ø
Menumbuhkan
simpati
Ø
Melakukan
kerjasama
Ø
Menceritakan
kekecewaan atau kesalahan
Ø
Menumbuhkan
motivasi
C. Gaya
Kepemimpinan
Gaya kepemimpinan pada dasarnya merupakan suatu cara
bagaimana seseorang pemimpin mempengaruhi, mengarahkan, memotivasi dan mengendalikan
bawahannya dengan cara tertentu sehingga bawahannya dapat menyelesaikan tugas
pekerjaanya secara efektif dan efisien.
Empat Gaya Kepemimpinan :
1)
Pengarahan
Gaya kepemimpinan pengarahan (directing) tepat
digunakan pada situasi dan kondisi dimana karyawan belum memiliki pengalaman
yang cukup dalam menjalankan tugasnya
2)
Pembekalan
Gaya kepempinan pembekalan (coaching) tepat digunakan
pada situasi dan kondisi dimana karyawan telah memiliki pengalaman yang cukup
dalam menyelesaikan tugasnya dan motivasi untuk menyelesaikan tugasnya masih
tinggi.
3)
Dukungan
Gaya kepemimpinan dukungan (supporting) tepat
digunakan pada situasi kondisi karyawan telah menyenal teknik-teknik yang di
runtut dan telah mengembangkan hubungan yang baik dengan seorang manager.
4)
Pendelegasian
Gaya kepemimpinan pendelegasian (delegating) tepat
digunakan pada situasi kondisi dimana karyawan telah memahami dengan baik tugas
pekerjaan yang harus diselesaikan sehingga layak mendapat pendelegasian dari
manager.
·
Gaya Kepempinan Situasional
Gaya kepempinan situasional adalah gaya kepemimpinan
yang diterapkan oleh seorang manager yang dapat berubah seiring perubahan
dinamika yang berkembang dalam diri karyawan.
Kemampuan yang harus diterapkan pada gaya kepemimpinan
situasional adalah:
v Keterampilan
Analitis
v Keterampilan
Fleksibilitas
v Keterampilan
Komunikasi
·
Kepemimpinan Inti
Menurut Hellriegel dan Slocum, seorang manager yang
dinamis harus memiliki kemampuan sebagai berikut:
v Pemberdayaan
v Intuisi
v Pemahaman
Diri
v Visi
v Kesesuaian
Nilai
D.
Kebutuhan Manusia
Teori
Hierarki Kebutuhan
Abraham Maslow yang dikenal dengan teori
hierarki/jenjang kebutuhan menyatakan bahwa manusia memiliki lima kebutuhan
yaitu:
1)
Kebutuhan Fisiologis (Physiological
Needs)
Merupakan kebutuhan tingkat pertama dan utama bagi
kelangsungan mislanya makan, minum, pakaian, perumahan.
2)
Kebutuhan Keamanan (Safety Needs)
Setelah kebutuhan dasar manusia terpenuhi, maka
manusia berupaya memenuhi tingkat kebutuhan diatasnya yaitu kebutuhan akan rasa
aman dan nyaman, selamat dari marabahaya dan lain-lain.
3)
Kebutuhan Sosial (Social Needs)
Pada dasarnya kebutuhan social berkaitan dengan
kegiatan kemasyarakatan, bagaimana seseorang berinteraksi dengan orang lain
dalam suatu kegiatan masyarakat.
4)
Kebutuhan Status (Status Needs)
Kebutuhan manusia akan status berkaitan dengan
pengakuan, penghargaan dan tingkatan social di masyarakat. Manusia ingin
di akui, dihargai dan dinilai segala kegiatannya didalam masyarakat.
5)
Kebutuhan Aktualisasi Diri
(Self-actualizations Needs)
Kebutuhan aktualisasi diri merupakan tingkatan
kebutuhan tertinggi menurut Abraham Maslow, dalam hal ini bagaimana seseorang
mampu mengkatualisasikan dirinya dalam berbagai kegiatan yang menumbuhkan
kreativitas, inovasi-inovasu baru maupun menujukan sifat kearifan dan
kebijaksanaan
·
Teori
Dua-Faktor
Menurut Frederick Herzberg, teori dua-faktor/motivasi
kesehatan merupakan pengembangan dari teori hierarki Abraham Maslow, yaitu
factor ketidakpuasan (dissatisfiers factor) dan factor kesehatan.
E.
Mendengarkan sebagai Keahlian
Antarpribadi
Kebiasaaan sebagai pendengar yang efektis memiliki
dampak positif antara lain:
1.
Pendengar yang baik akan disukai
oleh orang lain Karena mereka
memuaskan kebutuhan dasar manusia yaitu ingin didengarkan.
2.
Kinerja/prestasi karyawan meningkat
ketika pesan yang diterima tersebut dapat di mengerti dengan baik.
3.
Umpan balik
(feedback) yang akurat dari bawahan berdampak positif pada prestasi kerja
4.
Manajer dan
karyawan terhindar dari miscommunication
5.
Pendengar
yang baik akan dapat memisahkan mana gossip mana fakta
6.
Pendengar
yang baik cenderung terbuka dengan ide-ide baru dari pihak lain sehingga
mendorong perkembangan kreatifitas.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar